GTD - система управления временем

GTD - система управления временем

В прошлом посте я рассказала об основных принципах тайм-менеджмента, которые помогают мне использовать своё время как можно более эффективно. А сегодняшний пост я посвящаю методике, которую использую для воплощения этих принципов в жизнь. Речь идёт о системе, созданной американцем Дэвидом Алленом и получившей название Getting Things Done. GTD — система управления временем, дословно переводится как «доведение дел до завершения», но официальное название по-русски — «Как привести дела в порядок».

Для начала пара слов об авторе. Дэвид Аллен (1945 г.р.) — известный американский консультант по продуктивности. Он возглавляет компанию, названную его именем, которая специализируется на консультировании компаний и проведении однодневных семинаров по методике GTD. Ближайшее мероприятие в России состоится 12 сентября. Кроме того Д.Аллен пишет книги, в которых подробно рассказывает своей системе. На сегодняшний день его библиография включает в себя три книги (все ссылки на Лабиринт):

Теперь о самой системе. Конечно, одного поста не хватит, чтобы подробно описать, как она работает. Более того, мне понадобилось несколько прочтений книги и год практики, чтобы более или менее полностью понять и применить систему. И, конечно, какой бы гибкой не была методика GTD (а она очень гибкая!) какие-то моменты мне пришлось адаптировать, а какие-то исключить совсем. В этом блоге я планирую написать несколько постов о своем опыте применения системы, а начать я бы хотела с пяти базовых понятий GTD.

СБОР

Основной принцип GTD заключается в том, что человек должен освободить свой разум от запоминания задач, перенеся их на внешние носители и организовав своевременный контроль. Таким образом, человек сможет сконцентрироватсья на выполнении задачи, избавившись от стресса, вызванного страхом забыть что-то важное. Для этого создается инбокс («Входящие»), реальный или виртуальный, куда должны отправляться абсолютно все задачи, идеи, даты, просьбы, неотвеченные имейлы — одним словом, всё, что занимает место в вашей голове. И самое главное — все поступления в «инбокс» должны регулярно опустошаться, как минимум раз в неделю.

ОБРАБОТКА

GTD система управления временем

 

Каким же образом происходит обработка входящих задач и опустошение инбокса? Для этого Д.Аллен предлагает четкий алгоритм, в соответствии с которым необходимо обработать каждую поступившую в инбокс задачу. На первый взгляд, он кажется сложным, но быстро становится ясно, что он очень логичен, а значит быстро запоминается. По сути при рассмотрении задачи мы отвечаем на несколько вопросов: Можно ли выполнить задачу в течение 2 минут? Если да, выполняем. Элемент является задачей? Если нет, то что это? Что-то совсем не нужное? В корзину. Просто идея? В список идей. Полезная информация? В архив. Элемент является сложной задачей? Значит это проект. Простой задачей? Да. Это может сделать кто-то другой? Делегируем. Это нужно сделать прямо сейчас? Нет. В список ожидаемых действий. Да. Делаем! Вот так. Со временем такая обработка инбокса занимает несколько минут, но оставляет ни с чем не сравнимое ощущение, что всё под контролем.

 

 

ОРГАНИЗАЦИЯ

В ходе обработки инбокса все задачи следует распределять по определенным спискам. В зависимости от особенностей образа жизни или поставленных задач списки могут варьироваться, но Д. Аллен предлагает взять за основу:

  • Список «Следующие действия», который должен содержать все конкретные задачи, которые должны быть выполнены вами в ближайшее время. Это могут быть как отдельные задачи вроде «позвонить бабушке», так и задачи в рамках проектов. Например, выполнение проекта «Купить машину» начинается с задачи «Поискать информацию о различных марках автомобилей». В любом случае это должно быть конкретное выполнимое действие.
  • Список «Проекты». Я где-то читала, что количество проектов, рабочих и личных, у обычного человека может доходить до 100. Ведь речь идет не только о строительстве дома или организации конференции. Подготовка дня рождения ребенка — это проект, подготовка отчета по командировке — это проект, диспансеризация — это тоже проект. Для наилучшего контроля необходимо их держать в одном месте и периодически делать обзор, определяя дальнейшие шаги по каждому из них и внося их в список «Следующие действия».
  • Список «Ожидания». Сюда входят задачи, которые были делегированы, и вы должны проследить их выполнение (например, поручили подчиненному подготовить информацию для руководства). Или задача не может быть выполнена без совершения какого-то внешнего действия (например, купить что-то в период скидок). Естественно, этот список должен регулярно просматриваться.
  • Список «Может быть/когда-нибудь». Иногда нам в голову приходят идеи, которые не могут быть выполнены прямо сейчас или в обозримом будущем. Например, «хочу выучить норвежский» или «вот бы побывать в Новой Зеландии». Такие мысли тоже обязательно записывать. Во-первых, чтобы освободить голову. А во-вторых, у мечты гораздо больше шансов сбыться, если она где-то записана!

Кроме перечисленных списков обязательными элементами системы являются Календарь, куда вносятся события, привязанные к определенным дате и времени, а также Архив — место хранения справочных материалов, которые нужны для работы над проектами и задачами.

ОБЗОР

Вся эта сложная система списков и организации информации не будет иметь никакого смысла, если не будет проводится регулярный обзор всех её элементов. Списки «Следующие действия» и «Ожидания» должны обрабатываться ежедневно. Остальные — хотя бы раз в неделю. Без этого вы не сможете доверять системе, она не будет работать, и вы быстро её забросите.

ДЕЙСТВИЕ

Собственно то, ради чего система создана! Поняв и внедрив систему, вы сможете сосредоточиться на выполнении конкретных задач и не отвлекаться на переживания о том, что что-то находиться вне вашего контроля.

Надеюсь, мне удалось хотя бы схематически представить систему управления временем GTD. Наверняка у вас осталось немало вопросов, и я постараюсь ответить на них в ближайших постах. Например, как правильно наполнять инбокс, какие инструменты для этого существуют, как ускорить обработку инбокса, какие приложения можно использовать для ведения списков, как организовать задачи в каждом из списков, и многое другое.

Facebook Comments
Leave a reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *