Как привести дела в порядок. Первые 5 шагов.

Как привести дела в порядок. Первые 5 шагов.

У каждого в жизни бывают периоды, когда кажется, что жизнь выходит из-под контроля. Дел много, времени мало, постоянное чувство, что забыл что-то важное и ничего не успеваешь. Новые обязанности на работе, открытие своего бизнеса, планирование свадьбы, ремонта или … рождение ребёнка! Причин много, а результат один — ощущение, что вашей жизнью овладел хаос, вы погрязли в рутине, до важных дел не доходят руки, на хобби не хватает времени и сил. И тут на ум приходят смутно знакомые слова: «тайм-менеджмент«, «продуктивность», «эффективность», «планирование». Но всё это кажется каким-то сложным, малопонятным и ужасно занудным. На самом деле никакой высшей математики тут нет, но и волшебной таблетки, которая сделает вас организованным человеком, не существует. Чтобы навести привести дела в порядок и стать организованным человеком, придётся предпринять ряд конкретных шагов и постепенно приобрести несколько привычек, которые помогут взять под контроль практически любое количество задач и проектов. Это будет не очень быстро и не очень просто, но результат того стоит! Сегодня расскажу об 10 шагах, которые приведут вас к более организованной и упорядоченной жизни.

Upd: Информации оказалось так много, что пришлось разделить её на два поста.

Создать набор инструментов планирования

Первым делом необходимо привести в порядок и сократить до минимума ваши инструменты планирования. Где вы записываете, что нужно сделать, ведете списки покупок, отмечаете предстоящие события, пишите планы проектов? Большинство людей использует одновременно всё: блокнот, ежедневник, заметки в телефоне, приложения, настенный календарь, электронный календарь. Если даже каждый из инструментов служит определенной цели, и задачи нигде не дублируются, что тоже не редкость, контролировать столько источников информации очень трудно и времязатратно. Поэтому необходимо выбрать по одному инструменту в каждой категории. Допускается только использование разных инструментов для работы и личных дел. Это может быть продиктовано как личным удобством, так и требованиями компании, в которой вы работаете. В результате ревизии у вас должны остаться:

Календарь

В нем будут собраны абсолютно все дела, привязанные к определенной дате: встречи, мероприятия, приемы врачей, дни рождения. Это может быть как бумажный календарь на стене, холодильнике или в вашем ежедневнике, так и приложение в телефоне. Я предпочитаю второй вариант за его компактность, мобильность, широкий функционал и доступ практически отовсюду, где бы я ни находилась. Но самое главное — сделать железобетонной привычкой никогда больше не держать никакие даты в уме и не записывать их на разрозненные бумажки, вместо этого всё сразу в один единственный календарь. Я преданный пользователь Google Calendar.

Инструмент/сервис для управления задачами

Если в календарь вносятся все дела, привязанные к определенным датам, то этот инструмент содержит информацию обо всех остальных предстоящих задачах. Опять же это может быть бумажный ежедневник, но электронные сервисы настолько удобны, гибки и функциональны, что попробовав раз, вы больше не cможете от них отказаться. Как вариант: Remember the Milk, Todoist, Trello

Список контактов

Несмотря на то, что существуют специальные приложения, ничего удобнее списков контактов в смартфоне ещё не придумали. Правда обычно мы там храним только часто используемые номера телефонов и почти никогда адреса электронной почты и другую дополнительную информацию. Начните вносить туда все контакты, которые могут вам понадобится, и не ограничивайтесь номером телефона. Тогда у вас будет собрана в одном месте вся возможная контактная информация, которая будет вам доступна всегда и везде.

Планировщик

Жизнь каждого из нас состоит из проектов разной степени сложности. Поездка на море, организация дня рождения, ежегодная диспансеризация, обновление гардероба, приобретение автомобиля, оздоровление рациона — всё это проекты. Если планировать исключительно в голове, вы рискуете чего-то не учесть, не можете правильно оценить сроки, у вас не получается расслабиться и освободить голову для новых идей. Поэтому заведите блокнот, бумажный или электронный (например, Evernote), и используйте его для составления планов, мозговых штурмов, записи идей новых проектов.

Облачное хранилище

В зависимости от рода деятельности и образа жизни, доступ к файлам через облачное хранилище может быть очень полезен. Если вы часто перемещаетесь, и ваше расписание непредсказуемо, держите там справочные материалы или документ, над которым сейчас работаете. Тогда вы сможете поработать в самом неожиданном месте и с любого гаджета. Самые популярные сервисы: Google Drive и Dropbox.

Минимальное количество инструментов планирования, каждый из которых выполняет определённую функцию, помогает в любой ситуации точно знать, куда что-то записать и где это что-то потом найти. Убрав все лишние инструменты, вы почувствуете, что по-немногу начинаете обретать контроль над казалось бы неуправляемым потоком дел.

Научиться освобождать голову

Если пытаться удержать в голове слишком много информации, вас неминуемо накроет ощущением хаоса. Человеческий мозг, конечно, мощное устройство, но оперативная память у него не очень, честно говоря. Поэтому есть определённый лимит информации, которую возможно удержать в голове, чтобы в нужный момент её оттуда извлечь. Когда этой информации становится слишком много, мы начинаем забывать о встречах, днях рождения, обещаниях позвонить, необходимости оплатить счет и постоянно беспокоимся, что забыли что-то важное. Поэтому, если хотите привести дела в порядок, необходимо привыкнуть записывать абсолютно всё. Теперь, когда у вас есть универсальный набор инструментов, это будет очень просто:

  • информация о встречах, мероприятиях, днях рождения и других памятных датах, расписание детских занятий вносим в календарь;
  • все остальные дела (всё, что начинается со слов «позвонить», «написать», «составить», «отправить» и подобных) — в сервис управления задачами;
  • нужные номера телефонов, электронные и почтовые адреса — в список контактов;
  • идеи, планы проектов — в планировщик.

Чем больше важной информации вы пытаетесь удержать в голове, тем сильнее ощущение тревоги и потери контроля. Если важная информация записана в системе планирования, которой вы доверяете, вы чувствуете себя намного спокойнее.

Объективно оценить свои ресурсы

Все мы живем в разных условиях, и сталкиваемся с разными трудностями. Если вы читаете этот пост, то возможно у вас достаточно времени, но мало дисциплины, чтобы успевать всё желаемое, а может быть времени мало, но и каких-то мега-проектов нет, просто хочется работать эффективнее, чтобы оставалось больше времени на отдых, а может быть, вы похожи на меня: времени почти нет, а новые идеи появляются гораздо быстрее, чем могут реализоваться! Всем нам, а особенно последним, важно трезво оценить свои ресурсы времени, энергии и здоровья. Очень важно понять, что никакие супер-приемы тайм-менеджмента не сделают невозможного: не растянут сутки до 36 часов и не подарят супер-способность высыпаться за 4 часа. Я на своем опыте знаю, что лучше работать над одним небольшим проектом медленно, но регулярно и на результат, чем хвататься за три огромных и сокрушаться, что ничего не получается. Чтобы объективно оценить свои ресурсы, проанализируйте свой обычный будний и выходной день и оцените, сколько времени у вас уходит на необходимые вещи вроде сна (в достаточном количестве!), питания, дороги на работу и обратно, домашних обязанностей, общения с семьёй. Потом вычтите это время из 24 часов и взгляните правде в глаза! Скорее всего придётся отказаться от некоторых планов и проектов, временно или окончательно, но понимание того, что вам не хватает ресурсов на важные вещи, может вдохновить на перемены.

Делегировать

Наверняка, в вашем списке есть целый ряд дел, которые делать вроде бы необходимо, но они не доставляют вам никакого удовольствия и не способствуют достижению ваших целей. Но и обойтись без них не получится. Обычно к таким делам относятся покупка продуктов, уборка, приготовление еды, уход за одеждой, реже прогулки с детьми, выгул собак. Подумайте, что из этого могли бы делать члены семьи (муж, взрослые дети) или специально обученные люди. Если покупать продукты с доставкой, можно сэкономить минимум два часа времени в выходной день. Уборщица, пусть даже раз в две недели, экономит 3-4 часа. Если вы молодая мама, пусть коляску со спящим младенцем покатает папа, кто-то из бабушек или даже почасовая няня.  Даже если это получается раз в неделю, уже хорошо. Вот так по несколько часов там и тут можно освободить приличное количество времени на занятия, на которые никогда не хватает времени.

Расставить приоритеты

Независимо от того, мало у нас времени или много, каждый из нас сталкивался с ситуацией, когда непоянтно, за что браться. Вроде бы и время есть, и четкий список дел, а с чего начинать непонятно. В нормальной ситуации мозг подаст нам сигнал начинать с чего полегче (он не любит лишний раз напрягаться!), именно поэтому мы так часто откладываем сложные задания на потом, а сами занимаемся какой-то ерундой. В итоге вроде бы постоянно чем-то занят, а прогресса нет, как будто топчешься на месте. Суть в том, что надо научиться расставлять приоритеты, то есть определять, какие задачи, пусть даже сложные и неприятные, приведут к желаемому результату. И всегда начинать работу именно с них. Во-первых, вы будете постепенно идти к поставленной цели, а во-вторых, выполнение сложной задачи принесет вам столько энергии и дополнительно мотивации, что всё остальное будет делаться легко и непринужденно.

В следующем посте я расскажу ещё про 5 шагов, которые помогут привести дела в порядок и почувствовать себя более организованным человеком. Если есть вопросы, задавайте в комментариях, я обязательно отвечу! 

Facebook Comments
Leave a reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *