5 обязательных функций таск-менеджера

5 обязательных функций таск-менеджера

Привет, я — Юля и я не представляю своего существования без таск-менеджера! Серьезно, я не знаю, как бы могла управиться без него  с имеющимся объёмом задач  и не сойти с ума. Кстати до рождения детей я вполне обходилась бумажными ежедневниками, но, выйдя на работу после декрета, поняла, что нужно что-то посерьезнее. На сегодняшний день я пользуюсь такс-менеджером уже почти 4 года, за это время попробовала несколько вариантов и готова рассказать об основных функциях, которыми должен обладать любой таск-менеджер, чтобы полноценно заменить бумажные ежедневники.

Многоплатформенность

Как вы помните, я постоянно стремлюсь максимально освободить от голову от всего лишнего. А для этого очень важно использовать инструменты, которые всегда под рукой, чтобы в любой момент времени можно было зафиксировать необходимую информацию. А под рукой у среднестатистического человека обычно две вещи: смартфон или компьютер (или оба одновременно!). Поэтому хороший таск-менеджер должен быть доступен на всех мобильных платформах и иметь веб-версию.

Классификация задач

Если вы начнете серьезно следовать принципу освобождения головы от всего лишнего и станете записывать все свои задачи, обязательства и идеи в один список, в какой-то момент он станет таким удручающе огромным, что у вас очень быстро опустятся руки. Чтобы этого не произошло, каждой задаче необходимо присваивать как минимум дату, уровень приоритетности, контекст. После этого список задач можно сортировать по одному из этих критериев и картина станет немного яснее.

Несколько списков

Конечно, все зависит от рода деятельности, но если вы работающая мама, то у вас точно большей одной сферы жизни, в которой надо что-то контролировать. Поэтому одного списка задач на все дела точно не хватит, а значит правильный таск-менеджен должен позволять создавать несколько списков. Как минимум стоит разделить дела личные и рабочие, покупки и дела по дому. Если «купить новое пальто», «записаться к зубному», «собрать чемодан» и «постирать шторы» окажется в одном списке, вряд ли вам будет легко сосредоточится.

«Умные» фильтры

В какой-то момент много станет не только задач, но и самих списков, и тогда для выбора срочных и приоритетных дел придется каждый раз просматривать все списки. А это долго и неудобно, к тому же легко упустить что-то важное. Тут нам на помощь приходят «умные» фильтры, которые позволяют создавать списки, в которые будут попадать задачи из всех существующих списков, отобранные по заданным вами критериям. Например, в мой «умный» список Работа Сегодня входят все задач «с приоритетом 1, сроком сегодня из списков «рабочие проекты» и «рабочие задачи».

‎Возможность отправлять задачи по имейлу

Если речь идёт о работе, то большинство из нас общается с клиентами, коллегами и начальством по электронной почте. Именно оттуда чаще всего поступают задачи. Раньше я просто записывала задачи в таск-менеджер, но это было не очень эффективно. К счастью, многие таск-менеджеры умеют получать задачи прямо из имейла. Для этого они генерируют специальный почтовый адрес, который прямиком отправляет ваш имейл себе в список «входящие». При этом тема письма становится описанием задачи, а тело письма сохраняется в качестве комментария. Очень удобно!

Если вы никогда не пользовались таск-менеджерами и решили попробовать, надеюсь этот пост поможет вам выбрать идеального помощника. А пока вы будете выбирать из множества вариантов (Todoist,
Remember the milkTrello,  Any.doAsana), я буду готовить пост, в котором подробно расскажу о своем опыте использования таск-менеджера.

Facebook Comments
Leave a reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *